Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ФНС регламентировала порядок ЭДО через внутреннюю систему». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.
Как выбрать оператора
Таким требованиям должны соответствовать организации по передаче электронных данных:
- Обеспечение защиты информации. Отчётность и документация содержат коммерческую тайну, соответственно, не подлежат разглашению. При выборе необходимо обратить внимание на применяемые механизмы защиты данных.
- Организация программного доступа. Взаимодействие в рамках электронного обмена документами требует установки и отладки ПО. Это входит в сферу деятельности компаний-операторов и оплачивается в качестве отдельной услуги.
- Техническая поддержка. Для налаживания постоянного и бесперебойного обмена электронными данными требуется постоянная обратная связь от оператора. Это позволит в кратчайшие сроки решить все возникшие проблемы и устранить неполадки.
- Стоимость услуг. Большинство организаций работает по системе тарифных планов, устанавливая фиксированную стоимость услуг за месяц, полгода или год обслуживания.
Пошаговый алгоритм передачи документа по ЭДО в ФНС.
В зависимости от того, какой тип документации передается или запрашивается у ФНС, реализуется определенный алгоритм движения документа. В данной статье разберем наиболее сложный и распространенный алгоритм — передачи отчетности. А также рассмотрим пошагово, как выглядит отправка обязательного экземпляра бухотчетности в ФНС на новый ресурс налоговой инспекции под названием ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности).
10 возможных шагов при отправке электронной отчетности в ФНС:
Шаг 1. Налогоплательщик готовит и отправляет отчетный документ. Формируется отчет, подписывается электронной подписью, шифруется и отправляется в ФНС. Если отчет отправляет уполномоченный представитель, то к отчету прилагается соответствующее информационное письмо о представительстве, в котором обязательно указываются данные из доверенности.
Шаг 2. Подтверждение даты отправки оператором ЭДО. Как только оператор ЭДО получает отчет, он формирует подтверждение даты отправки, которое отправляется налогоплательщику, а также подтверждение вместе с отчетом отправляется в налоговую инспекцию.
Шаг 3. Подпись извещения о получении подтверждения даты отправки. Налогоплательщик и налоговая инспекция, получив подтверждение даты отправки от оператора ЭДО, автоматически подписывают извещение и отправляют его оператору ЭДО.
Шаг 4. Налоговая извещает о получении первичного документа. Получив отчет, налоговая через оператора ЭДО отправляет налогоплательщику извещение о получении документа. Его отправка осуществляется автоматически, извещение свидетельствует о том, что документ доставлен на приемный комплекс ИФНС.
Шаг 5. Отрицательный результат первичной проверки. Если на входе документ не удалось расшифровать или он не соответствует требованиям ФНС, вместо извещения о получении налогоплательщику высылается отказ. Отчет не принят, нужно исправить ошибки и повторить отправку отчета.
Шаг 6. Положительный результат приема документа. В случае прохождения документом входного контроля, программа ФНС автоматически формирует квитанцию о приеме документа. Квитанция через оператора ЭДО отправляется налогоплательщику. Квитанция подтверждает факт приема документа, но не является подтверждением, что отчетность сдана.
Шаг 7. Извещение о получении результата приема оператором. При получении уведомления об отказе или квитанции о приеме оператор автоматически отсылает извещение о получении результата приема документа в адрес ИФНС.
Шаг 8. Если в отчетности специалистом налоговой инспекции обнаруживаются ошибки, неточности, то налоговая инспекция высылает в адрес налогоплательщика уведомление об уточнении. В нем указываются ошибки и содержится сообщение о необходимости представления пояснений или внесения исправлений. Это означает, что отчет принят, но требуются уточнения. Необходимо сформировать и отправить корректирующий отчет с необходимыми уточнениями через оператора ЭДО.
Шаг 9. Налоговая подтверждает правильность заполнения отчета. Инспекция проверяет отчетность, если все верно – через оператора ЭДО налогоплательщику отправляется извещение о вводе данных отчета в базу данных ФНС. Получение именно этого документа означает, что отчетность принята.
Шаг 10. Налогоплательщик информирует инспекцию о получении извещения о вводе данных или о получении уведомления об уточнении. При получении налогоплательщиком уведомления об уточнении или извещения о вводе данных, в адрес ФНС автоматически отсылается через оператора ЭДО извещение о получении информации.
Алгоритм отправки бухотчетности в ГИР БО:
- Отправка бухотчетности на информационный ресурс БО.
- Подтверждение даты отправки электронного документа.
- Получение квитанции о приеме бухотчетности.
- Уведомление об отказе в приеме бухотчетности.
- Извещение о получении электронного документа.
- Уведомление об уточнении бухотчетности.
- Извещение о вводе сведений.
Что вводят в 2021 году?
-
До четвертого квартала 2021 планируется окончательно сформировать законодательную и нормативную базу в сфере электронного документооборота.
-
Годовая отчетность с 2021 года (и за 2020 год) принимается уже исключительно в электронном виде.
-
Все отчеты по новой системе прослеживаемости товаров, которая начала действовать с 2021 года, также принимаются по системе ЭДО.
-
С 2020 года данные для Росстата индивидуальные предприниматели и юридические лица передают в электронном формате. Малый бизнес окончательно перейдет на эту схему с 2022 года.
-
В связи с масштабным вводом ЭДО упрощается использование и получение электронной подписи. Ее можно применять без специальной программы (ключи могут хранить и использовать дистанционно удостоверяющие центры), а получение упростят с 2022 года.
Направление документа по ТКС
Включает в общем случае следующие этапы:
| 1 | Отправитель формирует документ в электронной форме, подписывает его УКЭП и направляет по ТКС оператору ЭДО. При этом отправитель фиксирует дату отправки. |
| 2 | Оператор ЭДО в течение 1 часа направляет отправителю извещение о получении электронного документа и не позднее следующего рабочего дня – подтверждение даты отправки.
Отправитель, получив подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
| 3 | Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после дня передачи ему отправителем документа направляет получателю документ и подтверждение даты отправки, подписанное УКЭП оператора.
Получатель, получив документ и подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору 2 соответствующих извещения о получении электронного документа. |
| 4 | При получении документа и отсутствии оснований для отказа в его приеме получатель формирует квитанцию о приеме, подписывает ее УКЭП и направляет оператору.
Квитанцию о приеме получатель направляет отправителю по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня отправки документа отправителем. |
| 5 | Оператор ЭДО, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет получателю извещение о получении электронного документа.
Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после передачи ему квитанции о приеме или уведомления об отказе в приеме направляет квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме отправителю. Отправитель, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
При наличии оснований для отказа в приеме документа получатель формирует уведомление об этом, подписывает его УКЭП и передает оператору для направления отправителю.
Особые случаи: документы, не входящие в перечень
В приведенном выше списке отсутствуют два документа, которые также могут направляться налогоплательщику в электронном виде. Речь идет о требовании о представлении документов и требовании об уплате налогов. Дело в том, что для этих документов разработаны собственные регламенты, которые утверждены соответственно приказами ФНС № ММВ-7-2/168@ от 17.02.11 и № ММВ-7-8/700@ от 09.12.10.
Для обработки указанных требований получателю дается значительно меньше времени — квитанцию о приеме документов необходимо отправить не позднее следующего рабочего дня после его получения. Дата, указанная в квитанции о приеме документа, считается днем его получения — от нее отсчитывается срок, отведенный на исполнение требования.
Таким образом, с учетом двух типов требований, не вошедших в приведенный выше перечень, налоговая служба может теперь направлять налогоплательщику 50 разных документов.
Электронный документооборот: понятие, основные преимущества
Система электронного документооборота – механизм обмена документами не на бумажном носителе, а в электронном виде.
В течение последних нескольких лет популярность электронного документооборота стремительно растет. Компании внедряют систему для внутреннего пользования, а также для обмена документами с контрагентами. Неоспоримыми преимуществами электронного документооборота являются:
- Экономия расходов. Главным преимуществом электронного документооборота является существенное снижение расходов компании, связанных с приобретением канцтоваров (в частности бумаги), а также почтовых расходов, обусловленных необходимостью отправки документов контролирующим органам и контрагентам.
- Оптимизация трудовых ресурсов. Практика показала, что электронный документооборот снижает потребность организации в трудовых ресурсах. Данный факт объясняется тем, что доступ к электронным документам предоставляется автоматически, без привлечения дополнительных сотрудников.
- Удобство пользования. Создание, подписание, внесение правок в электронный документ осуществляется автоматически. У сотрудников и руководства нет необходимости исправления и переписывания документов. Кроме того, просмотр электронного документа доступен гораздо большему количеству пользователей.
- Скорость документооборота. Документ, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, поступает к получателю мгновенно.
Алгоритм взаимодействия с ФНС
Представление отчетности в электронном формате через оператора ЭДО осуществляется по отработанной схеме, где каждому участнику делегированы полномочия и предусмотрена зона ответственности. Механизм трехстороннего взаимодействия предусматривает четкую последовательность операций с формированием документального поэтапного подтверждения, включающего:
1. Отправку отчетного документа налогоплательщиком в ФНС. Сформированный первичный документ, скрепленный УКЭП адресанта, шифруется и направляется адресату. Далее фигуранты действуют по алгоритму:
- посредник (оператор ЭДО) формирует подтверждение даты отправки в момент получения документа с одновременным направлением обоим участникам;
- получатели (налогоплательщик и налоговый орган) автоматически подписывают извещение, подтверждающее получение даты отправки, с параллельной отсылкой оператору.
2. Подтверждение факта поступления отчетного документа на сервер ФНС. Через посредника производится автоматическая отсылка сформированного документального приложения налоговой службой налогоплательщику в зависимости от промежуточного итога:
- извещение о получение первичного документа, означающего расшифровку отчета на входе и продолжение документооборота;
- сообщение об ошибке, свидетельствующее о некорректности зашифрованных данных, прекращении обмена документами и необходимости организации нового ЭДО С ФНС после внесения исправлений.
3. Промежуточный результат взаимодействия по факту подачи отчетности. В зависимости от «ответной реакции» форматно-логического контроля налогового органа на представленный документ через оператора ЭДО налогоплательщику направляется:
- квитанция о приеме, подтверждающая факт выполнения обязательства по представлению отчетности, но не означающая принятие отчета налоговиками;
- уведомление об отказе, свидетельствующее об отклонении отчетного документа с указанием причин и необходимости повтора отправки после внесения корректировок.
4. Окончательный результат обработки представленного документа в ФНС. В зависимости от появления либо отсутствия вопросов у инспекторов, осуществляющих ввод данных, налоговый орган в аналогичном порядке через посредника направляет налогоплательщику:
- извещение о вводе, свидетельствующее о принятии отчета и переносе указанных сведений в информационные ресурсы системы в разрезе лицевого счета;
- уведомление об уточнении, содержащее нефундаментальное несогласие, требующее представления пояснений либо направления корректирующего отчета с внесением соответствующих исправлений.
Кому ФНС выдаёт электронную подпись
Выдача электронных цифровых подписей в ФНС осуществляется руководителям юридических лиц (генеральным директорам и иным лицам, имеющим право действовать от имени компании без доверенности), индивидуальным предпринимателям, нотариусам. Исключениями являются представители финансового сектора — кредитные организации, операторы платёжных систем, некредитные финансовые организации и ИП, являющиеся профессиональными участниками рынка ценных бумаг. Финансовому сектору КЭП выдаёт Удостоверяющий центр Банка России. Кроме того, должностные лица госорганов и органов местного самоуправления, руководители государственных некоммерческих организаций и коммерческих организаций, подлежащих казначейскому сопровождению получают КЭП в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.
Как работать с КЭП от ФНС
Электронная цифровая подпись для юридических лиц и ИП должна использоваться только его владельцем в соответствии с требованиями ФЗ-63 «Об электронной подписи». Токен (носитель с ключами ЭП) необходимо подключить к компьютеру в момент подписания документа, а после извлечь.
Крайне не рекомендуется оставлять токен в USB-входе и передавать его другим лицам. Если нужно предоставить возможность сотрудникам подписывать документы от лица компании по доверенности, то им заказать КЭП можно в коммерческом удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию по новым правилам (с 01.07.2020). СберКорус аккредитован по новым правилам и предлагает выгодные тарифы и условия выпуска КЭП для сотрудников организаций и физических лиц.
Регистрация в системе электронного документооборота
Шаги регистрации в системе электронного документооборота:
- Подготовка необходимых документов: паспорт предпринимателя/руководителя, свидетельство о государственной регистрации организации, удостоверение налогоплательщика (ИНН).
- Посещение официального сайта налоговой службы и переход на страницу электронного документооборота.
- Выбор регистрационной формы: индивидуальный предприниматель или юридическое лицо.
- Заполнение регистрационной формы: указание необходимых данных о предпринимателе/организации и прикрепление копий документов.
- Получение уведомления о регистрации: после подачи заявки, на указанный электронный адрес предпринимателя/организации будет выслано уведомление о регистрации в системе электронного документооборота.
- Активация учетной записи: по ссылке в уведомлении необходимо активировать учетную запись и создать пароль для входа в систему.
После успешной регистрации в системе электронного документооборота, предприниматель/организация получает доступ к функциональным возможностям системы, включая отправку и получение электронных документов, формирование отчетов и взаимодействие с налоговой службой онлайн.
Необходимо отметить, что в процессе регистрации могут возникнуть вопросы или потребоваться дополнительные действия, связанные с идентификацией и проверкой данных предпринимателя/организации. В случае затруднений рекомендуется обращаться в службу технической поддержки электронного документооборота с налоговой для получения помощи и консультаций.
Регистрация в системе электронного документооборота – важный этап для организации эффективной работы с налоговой службой. Следуя пошаговой инструкции и имея необходимые документы, предприниматель/организация сможет легко пройти процедуру регистрации и начать использовать электронные документы при взаимодействии с налоговой.
Преимущества ЭДО с ФНС
Электронный обмен документацией и отчётностью, организованный через оператора, имеет ряд положительных моментов:
- Экономия времени и ресурсов. Отправить отчётные документы можно в любое удобное время без личного визита в налоговые органы. Подаваемые отчёты не нужно дублировать в бумажном варианте.
- Исключение риска ошибок. Заполнение отчётности ведётся по установленным формам, которые контролируют вводимые данных. При ошибках или неточностях система не даёт отправить форму, а указывает на выявленные недочёты.
- Гарантия получения документов адресатом. Задача оператора заключается в передаче представленных данных контрагенту. Об этом он сигнализирует в течение суток в виде подтверждения доставки. Не нужно дожидаться акта сверки.
- Конфиденциальность и защита передаваемых данных. Информация защищена от просмотра и изменения со стороны третьих лиц. Документы передаются по защищённым HTTPS-каналам с двухуровневой степенью защиты. Использование квалифицированной электронной подписи значительно ограничивает круг лиц, которым доступно использование системы.
- Оперативное получение выписок и справок в электронном виде. Документы, списки, справки и акты от налоговых органов приходят в цифровом формате и в кратчайшие сроки.
- Оповещения об обновлении форм отправки данных. При добавлении новых форм пользователь оперативно получает информацию об этом. Версия используемых шаблонов обновляется автоматически.
Какие документы может истребовать налоговый орган?
Ограниченного перечня документов, которые может истребовать налоговый орган в законодательстве не предусмотрено.
Фактически налоговый орган может истребовать документы:
— связанные с проведением налоговой проверки;
— не связанные с проведением налоговой проверки.
Налоговый орган имеет право запросить:
— у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), документы (информацию) (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);
— информацию относительно конкретной сделки у участников этой сделки или иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения таких документов (информации) (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).
Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?
При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).
Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.
Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Представление документов в рамках налоговой проверки
В соответствии с порядками, утвержденными приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации (N ММВ-7-2/168@ от 17.02.2011 года), государственные органы направляют налогоплательщикам требование о предоставлении документов в электронном виде. Если налогоплательщики на протяжении 24 часов не выполняют условия требований, налоговые службы дублируют их в бумажном формате, высылая по почте. После того как бухгалтер получает требование в электронном варианте, он должен сформировать и отправить в ответ квитанции о приеме. Она служит уведомлением о том, что требование дошло.
Затем необходимо подготовить документы. От того, в каком виде они будут составлены изначально зависит дальнейшая последовательность действий бухгалтера:
- оригиналы бумажных документов сканируются и сохраняются в форматах jpg или tif;
- электронные документы в утвержденных ФНС xml-форматах — выгрузить из системы оператора электронного документооборота (или из учетной системы);
- электронные документы в произвольных форматах можно перевести в форматы tif или jpg имеющимися программными средствами.