Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление на отпуск: как правильно составить и где подать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовой кодекс не регулирует вопрос размещения резолюций по запросу. На практике это означает, что все, что нужно работнику — это заявление, а ставить на нем резолюцию, которая вносится именно в заявление, должен ответственный сотрудник организации.
Общая информация о заявлении на отпуск
Как написать заявление и приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы? Как должны быть проштампованы личная карточка и рабочий лист? Только правильное оформление этих документов поможет доказать, что работник получил этот отпуск добровольно.
Это избавляет организацию от обязанности выплатить работнику средний заработок за период отпуска как за период вынужденного прогула (или оплаты безработицы) и компенсацию за отсутствие лицензии.
Независимо от того, является ли предоставление неоплаченной лицензии обязательным для работодателя, или предприятие соглашается на разрешение семьи и другие соответствующие причины, личное заявление работника всегда будет основой для всех последующих действий.
Для этого документа не существует стандартной формы. Поэтому заявление может быть подано в произвольной форме. Заполнять его можно по-разному:
В одних компаниях заявление заполняется по специально разработанным для таких случаев формам (формам, утвержденным в рамках локального нормативного акта учреждения — регламента, положения о персонале и т.д.).
В других — заявление представляет собой письменный проект (включая использование образцов для правильного написания).
С точки зрения защиты от риска для работника в суде, при добровольном характере данного заявления рекомендуется использовать второй из вышеперечисленных способов. Это делается для того, чтобы лучше убедиться в том, что работник готов получить разрешение за свой счет. Очевидно, что заставить работника просто подписать заранее заготовленный бланк (или подделать подпись работника) гораздо проще, чем заставить его написать весь текст собственноручно.
Ниже приводится обсуждение ключевых моментов заявления В зависимости от конкретного случая, целесообразно заявить о
семейные или иные серьезные причины, связанные с заявлением о выдаче лицензии (см. пример 1),
ссылку на ситуации, когда в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, иными федеральными законами и (или) коллективным договором работодатель вынужден предоставить лицензию (см. пример 2).
Сотрудника нет на работе: отгул, прогул, отпуск?
В связи с этим необходимо напомнить об этом решении.2 Верховный суд указал, что принятие дня отдыха, в котором незаконно отказал работодатель, не может считаться отсутствием на работе.
Однако даже если работник не просил работодателя предоставить ему определенный день отдыха, это будет являться злоупотреблением правом со стороны работника.
Чтобы минимизировать риск возникновения подобной ситуации, работодателям следует включить внутренние дни отдыха. Во внутренний кодекс поведения следует включить пункт о неправомерном использовании дней отдыха для сдачи крови, а также порядок, дату и вид уведомления работника о намерении использовать такие дни отдыха (пример 1).
- Пример 1. возможная формулировка правил внутреннего трудового распорядка об использовании выходных дней для сдачи крови.
- 8. 1. 7. работники имеют право на получение дней отдыха в связи со сдачей крови и донорством крови в соответствии с положениями статьи 186 Трудового кодекса.
У сотрудника могут быть самые различные причины, по которым ему необходимо будет взять отпуск за свой счёт, а именно:
- по семейным обстоятельствам: даётся на усмотрение работодателя;
- для льготной категории работников: отказ работодателя в данном случае недопустим, ведь такие действия будут нарушать действующее трудовое законодательство;
- в связи с уходом за ребёнком: предоставляется на основе заявления сотрудника на необходимый ему период времени.
Отдел кадров каждого предприятия имеет образцы всех вышеуказанных заявлений.
Несмотря на это при составлении заявления стоит придерживаться некоторых правил и обязательно обозначить следующую информацию:
- ФИО и должность начальника, на которого пишется заявление и самого заявителя;
- причину получения отпуска: если причина связана со смертью близкого человека или рождением ребёнка, то в обязательном порядке сошлитесь на соответствующее законодательство;
- заверьте заявление своей подписью и поставьте дату написания;
- в случае наличия подтверждающих документов, приложите их к своему заявлению (документ о рождении ребёнка и иное).
Если потеряли заявление на отпуск
Нередко бывают ситуации, когда работники подают заявления об отпусках вовремя, а работодатели или кадровики их теряют. Здесь вины отпускников нет, поэтому они вправе уйти на отдых в установленные даты.
Какие могут быть варианты в случае утери заявления:
- Перенос отпуска. Это возможно, если виновный в утрате документа договорится с отпускником. В таком случае даты будут немного сдвинуты, а тот подаст новое заявление;
- Оставить все без изменений и направить новое заявление. Если еще есть время до начала отпуска и стало известно об утрате документа, можно его переписать;
- Оформление заявления задним числом. С точки зрения законодательства это нарушение, но кадровик и отпускник могут договориться. Тогда последний отправится на отдых вовремя. Если же отпуск все равно сдвигается, лучше написать заявление с указанием реальных дат.
Сроки выпуска приказа с графиком отпускных
Согласно трудовому кодексу ежегодный оплачиваемый отпуск устанавливается согласно графику в конце каждого календарного года. В этом случае за две недели до начала отпуска работник извещается путем уведомления. Если речь идет о внеочередном оплачиваемом отпуске, то работник обязан согласовать дату отпуска с работодателем не ранее, чем за 15 дней до начала отдыха.
Приказ об отпуске делается на основании заявления. Законодательством также не оговорены точные сроки, необходимые для его выпуска. Самое главное, что дата приказа должна быть раньше того дня, когда сотрудник уходит отдыхать.
В ТК РФ не оговаривается, возможно ли написать заявление ранее. Сроки выпуска всех документов могут быть оговорены внутренними правилами компании.
Невозможно предусмотреть все заранее, ровно, как и даты своего отдыха. Знать правила оформления отпусков важно как для нанимателя, так и для сотрудника. Это позволит избежать возникновения разногласий или судебных разбирательств.
Как отозвать заявление
Заявление может быть отозвано по личному желанию работника или по инициативе работодателя.
Если отзыв заявления происходит по решению работодателя
, то он свои действия должен подкрепить согласием работника, которое следует оформить в письменной форме. Обязательно оформление приказа, отменяющего действия предыдущего распорядительного документа. В случае если
сотрудник отзывает своё прошение
, то ему необходимо оформить заявление на перенос отпуска или на замену его компенсацией. Оформив письменное согласие сторон с работодателем, издаётся приказ о его решении.
Если работник уже отдыхает, но у руководителя субъекта хозяйствования возникла производственная необходимость видеть его на работе,
то он должен оформить приказ о вызове сотрудника из отпуска и получить его согласие на свои действия. Остаток дней отпуска работник может использовать позже.
Правила подачи заявления на отпуск
График отпусков обычно составляется перед Новым годом. Помню, каждый раз, когда собирали всех работников на общее собрание, возникал спор, потому что все хотели идти отдыхать в летний период. Но кому-то доставался морозный февраль, а кому-то — бархатный август. Так как я одновременно и училась, и работала, я успела сходить несколько раз в учебный отпуск, который предоставляется два раза в год на время сессии и сдачи зачетов и один раз — на защиту диплома. Сроки таких отпусков всегда разные и должны подтверждаться справкой из института. Помимо учебного отдыха, один раз писала заявление, чтобы меня отпустили на несколько дней за свой счет по семейным обстоятельствам. И самый мой долгожданный отпуск — декретный. Но, какой бы ни был отпуск, заявления о нем необходимо подавать за две недели до его начала, чтобы работодатель смог найти работнику замену.
Что такое неотгуленный отпуск?
Неотгуленный отпуск — это дополнительные дни отдыха, которые работник может использовать после окончания отпуска за текущий год. Остающиеся дни отгула могут быть использованы в течение следующего календарного года.
Для использования неотгуленного отпуска необходимо подать заявление о его получении. В заявлении нужно указать количество дней отдыха, которые вы планируете использовать. Неотгуленный отпуск может быть просроченный, поэтому не следует откладывать его использование на долгое время.
Если вы хотите использовать прошлогодний неотгуленный отпуск, вам нужно написать заявление на его получение. Правильно оформленное заявление должно содержать все необходимые сведения о количестве дней отдыха и дате начала отпуска.
Неотгуленный отпуск можно использовать только после того, как будет использован полный отпуск за текущий год. В случае наличия оставшихся дней отдыха, их нужно взять до окончания текущего календарного года, иначе они могут быть утеряны.
Получить бумагу на неотгуленный отпуск не сложно, для этого нужно обращаться к кадровому отделу или руководству предприятия. Следует соблюдать все правила и правильно оформить заявление на отпуск, чтобы дополнительные дни отдыха не были утрачены.
Какие отличия между обычным отгуленным и неотгуленным отпуском?
Как правило, отгуленный отпуск – это время отдыха, которое работник уже успел заработать на текущем графике отдыха. В отличие от него, неотгуленный отпуск – это отпуск, который еще не заработан на текущий момент.
Лица, которые хотят использовать неотгуленный отпуск, должны проявить особую внимательность в оформлении заявления, чтобы правильно просроченный отпуск не оставить остающимся на бумагу. Кому и в каком порядке написать заявление – наиболее частые вопросы, возникающие в связи с обращением за неотгуленным отпуском.
Важно учитывать, что просроченный отпуск может отдаваться на использование только после использования того отпуска, который находится в более выгодной позиции. Необходимо точно знать, сколько дней прошлогоднего и текущего графика используется в сумме. Отпуск можно использовать только на основании графика.
Когда нужно писать заявление на отпуск
В Трудовом кодексе РФ предоставление отпуска всем наёмным работникам зафиксировано как обязательное требование. Каждый трудящийся Российской Федерации, если он не относится к льготным категориям, имеет право на ежегодные 28 календарных дней отпуска. Кроме этого, существует довольно много льготников, которым полагается дополнительный отпуск. Это граждане, работающие на Крайнем Севере, медики, учителя, учёные, несовершеннолетние, беременные женщины, инвалиды и другие категории работников.
Логичным было бы ожидать, что обязательным условием предоставления отпуска также является заявление на отпуск. Однако это не совсем так. Заявление на отпуск, с точки зрения закона, необходимо предъявлять в обязательном порядке только в двух случаях:
- При первом отпуске на новом предприятии, когда работник ещё не включён в имеющийся график отпусков.
- При внеочередном отпуске.
В заявлении на внеочередной отпуск необходимо обязательно указать:
- причины отпуска;
- период отпуска;
- оплачивается отпуск организацией или берётся за свой счёт.
Если на предприятии имеется график отпусков и работник идёт в очередной отпуск согласно этому графику, то писать заявление не обязательно (ст. 123 ТК РФ). В этом случае руководство компании обязано за две недели предупредить работника о дате начала положенного отпуска.
После написания заявления
Директор может согласиться на предоставление отпуска в запрашиваемые сроки, предложить отпуск в другое время или же отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что на данный момент времени заменить заявителя некем (обычно график отпусков составляется заранее и руководство всегда твердо знает, кто будет замещать того или иного отпускника, что исключено при внеочередных отпусках). Однако в некоторых случаях отказ в отпуске неправомерен. В частности, независимо от обстоятельств придется отпустить:
- работающего пенсионера;
- инвалида;
- внешнего совместителя;
- студента ВУЗа, ПТУ или др. учебного заведения;
- другие категории сотрудников, прописанных в ТК РФ.
Следует отметить, что в большинстве таких случаев работник все же обязан предоставить руководителю документы, подтверждающие его право на отпуск вне графика.
Если, несмотря на предъявленные документы, начальство отказывается отпустить сотрудника в отпуск, оно может понести наказание в виде штрафа, поэтому нормы закона, защищающие права работников, соблюдать нужно обязательно.
Случаи обращения работника к работодателю с письменным заявлением, когда у работника имеется соответствующее право требования, фактически не зависящее от воли и решения работодателя, предусмотренные ТК РФ:
Это важно знать: Почему после отпуска зарплата меньше
| Cлучай обращения | Статья ТК РФ |
| Получение копий документов, связанных с работой | Статья 62 |
| Предупреждение работодателя об увольнении по собственному желанию | Части 1 и 3 ст. 80 |
| Получение документов, связанных с работой, в последний день работы при увольнении по собственному желанию | Часть 5 ст. 80 |
| Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок, согласованный с работником, в случаях, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупреждён о времени начала этого отпуска позднее чем за 2 недели до его начала | Часть 2 ст. 124 |
| Использование отпуска без сохранения заработной платы определённой продолжительности: — участниками Великой Отечественной войны; — работающими пенсионерами по старости (по возрасту); — родителями и супругами военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы; — работающими инвалидами; — работниками в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников; — в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором | Часть 2 ст. 128 |
| Продление срока действия срочного трудового договора до окончания беременности | Часть 2 ст. 261 |
| Использование четырёх дополнительных оплачиваемых выходных дней в месяц лицами, осуществляющими уход за детьми-инвалидами | Часть 1 ст. 262 |
| Использование дополнительного выходного дня без сохранения заработной платы одним из родителей, работающим в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, имеющим ребёнка в возрасте до 16 лет | Статья 319 |
| Бесплатное перечисление работодателем на счёт профсоюзной организации членских профсоюзных взносов из заработной платы работников, являющихся членами профсоюзной организации | Часть 5 ст. 377 |
Итак, трудовое законодательство не регулирует вопросы кадрового делопроизводства и вопросы оформления заявлений работников в том числе. Следовать требованиям государственных стандартов в связи с их рекомендательным характером вы не обязаны. Но для того, чтобы не допускать нарушений трудового законодательства, и в частности прав работников, вопросы кадрового делопроизводства должны быть урегулированы. Урегулировать их следует на локальном уровне, например в инструкции по кадровому делопроизводству, где нужно четко прописать все вопросы прохождения документов, в т. ч. и порядок работы с заявлениями работников, в полном соответствии с требованиями именно вашей организации.
Каким может быть отпуск
Отпуск бывает нескольких видов:
- очередной оплачиваемый. Это основной отпуск, на который имеет право работник, отработавший в организации не менее 6 месяцев. В соответствии с ТК РФ, этот отпуск составляет 28 календарных дней;
- отпуск за свой счет, то есть неоплачиваемый. Основанием для этого вида отдыха могут быть личные причины: вступление в брак, смерть близкого человека, рождение ребенка и т. д.;
- учебный. Этот отпуск требуется сотруднику, если он получает образование. Во время такого отпуска может сохраняться средняя заработная плата, только если высшее образование является первым. Для подтверждения, что есть необходимость в таком отпуске, требуется принести руководителю справку-вызов из учебного заведения;
- декретный (по беременности и родам). Предоставляется женщине на основании листка нетрудоспособности из лечебного учреждения. Листок нетрудоспособности должен быть правильно заполнен и содержать подпись лечащего врача.
Отпуск для сотрудника: как правильно оформить и оплатить
Как и все прочие документы, данное заявление имеет довольно традиционную форму. Вверху справа указывается должность руководителя (генеральный директор, директор, начальник производства и т.д.), полное название предприятия (в т.ч. его организационно-правовая форма), а также в родительном падеже фамилия, имя, отчество руководителя (имя-отчество можно поставить в виде инициалов).
Далее вписываются персональные сведения о сотруднике: его должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится, при условии, что работник трудится не в основном офисе, фамилия, имя, отчество.
Чуть ниже по центру строки следует написать название документа, в данном случае это слово «заявление», и поставить точку.
После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.
Директор может согласиться на предоставление отпуска в запрашиваемые сроки, предложить отпуск в другое время или же отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что на данный момент времени заменить заявителя некем (обычно график отпусков составляется заранее и руководство всегда твердо знает, кто будет замещать того или иного отпускника, что исключено при внеочередных отпусках). Однако в некоторых случаях отказ в отпуске неправомерен. В частности, независимо от обстоятельств придется отпустить:
- работающего пенсионера;
- инвалида;
- внешнего совместителя;
- студента ВУЗа, ПТУ или др. учебного заведения;
- другие категории сотрудников, прописанных в ТК РФ.
Следует отметить, что в большинстве таких случаев работник все же обязан предоставить руководителю документы, подтверждающие его право на отпуск вне графика.
Если, несмотря на предъявленные документы, начальство отказывается отпустить сотрудника в отпуск, оно может понести наказание в виде штрафа, поэтому нормы закона, защищающие права работников, соблюдать нужно обязательно.
Оформление отпуска «с завтрашнего дня»?
Часто работники обращаются к руководству с заявлением о предоставлении им ежегодного оплачиваемого отпуска (его части) в срочном порядке – с завтрашнего дня. Но насколько правомерно соглашаться с работником и оформлять ему отпуск в данной ситуации? В этой статье мы рассмотрим самые популярные вопросы работодателей на данную тему.
Работница внезапно попросила отпуск, хотя по графику он у нее только через месяц. В заявлении написала, что ее муж купил «горящий тур» и вылет уже завтра. Руководитель не возражает, но мы не успеем вовремя выплатить отпускные. Как лучше поступить в данной ситуации?
В данном случае нарушается трудовое законодательство, поскольку норма ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ об оплате отпуска не позднее чем за три дня до его начала является императивной (обязательной) и других вариантов не допускает. Задержка выплаты отпускных повлечет за собой обязанность их возмещения с процентами по правилам ст. 236 Трудового кодекса РФ. При обнаружении данного проступка (например, в ходе проверки) работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Чтобы избежать нарушения (снизить риск негативных последствий), можно использовать один из следующих вариантов:
- предоставить работнице сначала несколько дней отпуска без сохранения зарплаты, а затем сразу – очередной оплачиваемый отпуск. Это позволит соблюсти срок выплаты отпускных;
- отпустить работницу в поездку, а документально оформить отпуск позже, чем он был предоставлен фактически. Данный способ не является вполне законным. В частности, придется ставить в табеле учета рабочего времени отметки, не соответствующие действительности (явку вместо отпуска и наоборот). Однако формально срок выплаты отпускных нарушен не будет;
- предоставить отпуск по просьбе работницы, взяв с нее заявление о том, что она осведомлена о более поздней оплате отпуска и согласна с этим. Заявление может быть использовано как аргумент отсутствия вины работодателя, но нет гарантии, что оно освободит от ответственности. И проценты за просрочку платежа начислять все равно придется;
- отказать в предоставлении отпуска, ссылаясь на нарушение графика отпусков. Работодатель имеет на это полное право, поскольку график отпусков обязателен как для него, так и для работника (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Для переноса отпуска на другой срок должны быть определенные основания.
Обязательно ли писать заявление на отпуск?
В соответствии с ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность отпусков в организации определяется графиком, который обязателен как для работника, так и для администрации. А согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ администрация предприятия обязана уведомить о сроках отпуска сотрудников под подпись за 2 недели до его начала.
Формально ТК РФ не требует от работника писать заявление на отпуск, поскольку основное юридическое значение для работодателя имеют график отпусков и приказ (в нем определяются продолжительность отпуска и другие юридически значимые вопросы).
Однако на практике работники, как правило, пишут заявления на отпуск, поскольку в нормах ТК РФ закреплен целый ряд ситуаций, когда работнику (по его желанию либо ввиду производственной необходимости) часть отпуска или весь отпуск продлевается, переносится или заменяется компенсацией. В связи с этим работодателю необходимо учесть пожелания работника, которые юридически грамотно отражаются именно в заявлении.
Пошаговую инструкцию по оформлению ежегодного отпуска подготовили эксперты КонсультантПлюс.