Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист в 2023 году: актуальная форма и правила заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023
С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.
Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:
| Реквизиты путевого листа | Правила, действующие с 01.09.2023 | Норма Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 |
|---|---|---|
| Сведения о водителе | Помимо ФИО и данных о проведении обязательного предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра следует указывать:
|
п. 6 Состава сведений путевого листа |
| Срок действия путевого листа | Уточнено, что допустимо:
|
п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 3 Состава сведений путевого листа |
| Данные о медосмотре | Больше не требуется указывать серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Это совершенно не означает, что лицензия становится не нужна. Предсменные, предрейсовые, послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, медицинские осмотры в течение рабочего дня (смены) проводятся только медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное медицинское образование, медицинской организации или иной организации, осуществляющей медицинскую деятельность, в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя, при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым). |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 6 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н |
| Медосмотр водителя (предсменный, предрейсовый, послесменный, послерейсовый) может проводиться дистанционно методами телемедицины с внесением результатов в путевой лист. Медицинские работники, проводящие такого рода медосмотры, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Постановлением Правительства РФ № 866, а необходимые сведения о них должны быть внесены в Федеральный регистр медработников. |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 7 -9 Особенностей проведения медосмотров с использованием дистанционных технологий, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 | |
| Внесение изменений в данные путевого листа | Допускается внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа. | п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа |
Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций
Основные нормативные акты по использованию автотранспорта:
- «О безопасности дорожного движения» — устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ; «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.
Запрещается перевозить пассажиров и багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).
Минтранс России издал Приказы от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368, которыми для разных периодов времени (до и с 01.01.2021 года) утверждал обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения:
- в приказах четко сказано, что их обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие транспортное средство. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Приказы фактически расширили круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта.
- эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
В 2023 году начнет действовать новый порядок проведения предсменных и предрейсовых медосмотров
В России с 1 сентября 2023 года изменится порядок организации и проведения предрейсовых, предсменных медосмотров.
Обновление процедуры связано с принятием № 629-ФЗ от 29 декабря 2022 года, который позволяет проводить медицинские осмотры посредством медицинский изделий, способных дистанционно направлять информацию о состоянии здоровья работника.
В новом формате не предполагается посещение специализированных медцентров и даже присутствие медицинского работника.
В развитии логики указанного закона Минздрав РФ подготовил проект приказа, который утверждает Порядок и периодичность проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медосмотров, медицинских осмотров в течение рабочей смены и перечень выполняемых исследований.
Документ регламентирует обязательную идентификацию личности работника при организации дистанционного контроля за состоянием здоровья. Проект приказа предусматривает предоставление специальных полномочий Минздраву РФ для утверждения Порядка и периодичности проведения вышеназванных медицинских осмотров.
В сводном отчете к проекту приказа поясняется, что актуализация Порядка проведения медосмотров направлена на исключение формального подхода и коррупционной составляющей в деятельности медицинского работника при проведения осмотров в очном формате. Появится возможность четко фиксировать и сохранять объективные данные медицинских показателей сотрудника, информации о времени и месте проведения медосмотров.
Обновленный порядок поможет в режиме реального времени выполнять профилактику безопасности при осуществлении работ, исполнении трудовых обязанностей и станет препятствием для возникновения нештатных ситуаций в виде человеческих жертв и материального ущерба по причине плохого самочувствия или проявления симптомов профессиональных заболеваний.
Дистанционные медосмотры могут быть организованы в труднодоступных и отдаленных местах, где постоянное пребывание медработников крайне затруднено или невозможно. При этом качество и достоверность определяемых показаний здоровья работников остается на высоком уровне.
Такие осмотры проводятся только с помощью медицинских изделий, прошедших регистрацию в соответствии с требованиями законодательства об охране здоровья граждан. Сейчас в России Росздравнадзором зарегистрированы 20 программных аппаратных комплексов, предназначенных для дистанционной передачи сведений о состоянии здоровья пациента.
При этом стоимость дистанционного медосмотра примерно вдвое ниже по сравнению с обычным в режиме офлайн.
После принятия проект отменяет предыдущий приказ Минздрава РФ №835н. Предполагается, что новый документ приобретет юридическую силу 1 сентября 2023 года.
Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023
Таким образом, состав сведений должен быть такой:
|
№ |
РЕКВИЗИТ |
ЧТО УКАЗЫВАТЬ И КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
| 1 | Срок действия путевого листа | Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Если путевой лист оформлен более чем на 1 календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. |
| 2 | Лицо, оформившее его | Для юрлица:
Для ИП:
|
| 3 | Транспортное средство | Сведения о т/с должны включать:
|
| 4 | Водитель (-ли) транспортного средства | Сведения должны включать:
|
| 5 | Вид перевозки | Сведения должны включать информацию о перевозке:
1. Коммерческие перевозки. Это может быть:
2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
| 6 | Вид сообщения | Городское, пригородное или междугородное |
Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры
Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016). В качестве дополнительного аргумента суды ссылаются и на то, что формулировка п. 2 Обязательных реквизитов не ограничивает круг лиц, обязанных оформлять путевые листы, только теми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют перевозки грузов и пассажиров в рамках оказания услуг по соответствующим договорам, а указывает, что Обязательные реквизиты должны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, принимая во внимание вышеизложенное, организации рекомендуется оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации.
Работник организации, занимающий должность заместителя директора, постоянно использует легковой автомобиль, принадлежащий на праве собственности юридическому лицу, для служебных поездок. В трудовом договоре заместителя руководителя не указано, что он в рамках своих должностных обязанностей должен управлять автомобилем. Транспортные услуги организация не оказывает, в штате водителя нет.
Как составить путевой лист на месяц
В соответствии с п. 10 приказа Минтранса № 152 российские фирмы могут составлять путевые листы на срок от 1 дня до 1 месяца.
Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.
Госкомстат России утвердил перечень из 7 бланков путевых листов, адаптированных для легковых, грузовых машин, автобусов и т.д. Эти документы значительно различаются по способам компоновки данных, но всех их объединяет:
- обязательное указание даты рабочей смены водителя — в верхней части формы;
- обязательное указание времени выезда водителя на задание и возврата в гараж — в часах и минутах.
Для заполнения месячного листа, таким образом, можно:
- указывать в бланке только месяц и год, не фиксируя дату;
- отредактировать бланк Госкомстата, сделав новые ячейки — в них будут указываться конкретные дни, в которые водитель выходит на работу.
Еще раз обращаем ваше внимание: очень важно, чтобы в бланке обязательно фиксировались минуты выезда водителя из гаража и возврата в него: данное требование содержится в подп. 4 п. 5 приказа Минтранса РФ № 152.
В порядок заполнения путевого листа Приказом Минтранса РФ от 18.01.2021 № 17 внесены изменения. В том числе в путевом листе перед рейсом обязательно ставится отметка о техническом осмотре автомобиля путем проставления даты и времени проверки машины, которая заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов, в частности, контролера технического состояния автотранспортных средств (п. 16.1 Порядка заполнения). Это может быть водитель или механик, за которым закрепляется должностная обязанность по выпуску транспортных средств на линию и проведению предрейсового техосмотра. Если такой сотрудник отсутствует, то отметка может быть проставлена в сервисном центре за плату.
- налоговые органы посчитают документы без отметки врача недействительными и не признают расходы, списанные по ним;
- инспектор ГИБДД оштрафует за отсутствие отметки о медосмотре. Штраф для водителя — 3000 руб., для руководителя, отвечающего за выход на смену водителя, — 5000 руб. Предприятие могут оштрафовать на 30 000 (ст. 12.31.1 КоАП РФ);
- не проводя медосмотры для сотрудников, работодатель нарушает права трудящихся на охрану здоровья ( ст. 24 ТК РФ ). А ст. 5.27.1 КоАП РФ за допуск к работе работника, не прошедшего медосмотр, предусматривает штраф для должностных лиц и для ИП от 15 000 до 25 000 руб., для юрлиц — от 110 000 до 130 000 руб.
А из самого определния «водитель» — водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством (в том числе обучающее управлению транспортным средством). Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.
Многие считают, что нововведения чересчур жесткие, однако они основываются на реальной необходимости, которую диктует практика. А она ярко свидетельствует о том, что любое нарушение прохождения медосмотра водителей может привести к ДТП и человеческим жертвам.
Эти доводы сторонники «необязательности» проведения послерейсовых медицинских осмотров намерены положить в основу заявления об оспаривании приказа Минтранса России 18.09.2021 N 152. Рассмотрение такого заявления подведомственно Верховному суду РФ, и, возможно, окончательная точка в возникшем споре будет поставлена высшей судебной инстанцией страны.
Сведения, которые нужно внести в путевой лист
Пункт 4 Сведения о лице, оформившем путевой лист, дополнили сведениями о физическом лице, которое не является индивидуальным предпринимателем и которому предоставлено право на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси. Для вышеуказанной категории физических лиц в путевом листе должны быть указаны:
- фамилия, имя, отчество (при наличии);
- адрес регистрации по месту жительства;
- номер телефона;
- ИНН.
Подпункт 5 пункта 5 и пункт 14 изложены в новой редакции. Показания одометра теперь надо будет указывать:
- при выпуске транспортного средства на линию;
- при возвращении транспортного средства с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами;
- при приёме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство)
Показания одометра при выпуске транспортного средства на линию и показания одометра при возвращении транспортного средства с линии по завершении последнего рейса проставляет уполномоченное лицо, назначенное руководителем. Если документ составляется на бумажном носителе, этот работник заверяет его собственноручной подписью, а если формируется электронный путевой лист, потребуется УКЭП или УНЭП. Когда на одно транспортное средство оформлено несколько бумажных путевых листов (на каждого водителя), при его приёме-сдаче последующему водителю дату, время и показания одометра проставляет и заверяет собственноручной подписью водитель, принимающий транспортное средство. Он должен указать свои фамилию, имя и отчество (при наличии).
Порядок исправления ошибок в документе
Как и в любом документе в путевом листе могут быть допущены ошибки. Порядок исправления ошибок в путевом листе зависит от того, в каком формате этот документ был выписан изначально. Исправить ошибки в путевых листах, допущенные при их составлении на бумаге, можно в следующем порядке:
- ошибочную запись зачеркнуть одной чертой так, чтобы её можно было прочитать;
- внести корректную запись;
- сделать надпись «Исправлено» и указать дату исправления;
- заверить исправление подписями лиц, составивших путевой лист, с указанием их должностей, фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации). Обычно это диспетчер (иное лицо, ответственное за составление путевых листов) и водитель.
Такой порядок применяется для исправления документов бухучёта, в частности первичных учётных документов. Это следует из ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Исправить ошибки в путевых листах, составленных в электронном виде, можно в следующем порядке:
- нужно составить новый с верными данными взамен неправильного путевого листа;
- в новом путевом листе сделать пометку «исправленный» и дать ссылку на первоначальный документ;
- новый путевой лист подписать ЭЦП лица, составившего первоначальный документ;
- обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Такой порядок применяется для исправления документа бухучёта, составленного в виде электронного документа. Это следует из п. 20 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». В КоАП РФ есть несколько статей, предусматривающих административную ответственность, в том числе, за отсутствие путевого листа и ошибки при его составлении. Размер штрафа может составить от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч и даже сотни тысяч рублей, что будет серьёзным ударом по бюджету организации. Путевой лист является первичным учётным документом, служит основанием для списания ГСМ, неправильное оформление данного документа может привести к доначислению налогов и штрафу.
Особенности путевого листа на месяц — образец 2022
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2022 № 17, вступивший в силу 26.02.2022, и приказ Минтранса от 07.11.2022 № 476, вступивший в действие с 15.12.2022).