Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Срок хранения отчётности ИП
Для ИП действуют те же правила хранения документов, что и для организаций Режим налогообложения значения не имеет.
Перечень, который утверждён приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, обязателен только для организаций. Но в Перечне есть строки, которые напрямую касаются предпринимателей. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:
- налоговые декларации в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 310 Перечня);
- книги учёта доходов и расходов на упрощёнке в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 318 Перечня).
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Срок хранения платежных поручений в организации
Насчет хранения платежных поручений разночтения нет. Эксперты сходятся во мнении, что они соответствуют понятию первичных банковских документов, которые упомянуты в п. 362 Приказа Минкультуры РФ № 558 – со сроком хранения не менее пяти лет. В отличие от банковской выписки, где отражены действия банка, в ПП выражена воля клиента, решившего определенным образом распорядиться своими денежными средствами.
Этот документ является основанием для их списания, а БВ лишь подтверждает, что оно было произведено.
Для полной палитры мнений следует сослаться на письмо Минфина РФ № 03-11-06/2/72657 от 06.12.2016. В заключительном абзаце говорится, что и платежные поручения, и банковские выписки ведомство считает первичными учетными документами. Как уже отмечалось, это означает, что срок хранения платежных поручений и выписок по движению средств на расчетном счете составляет минимум 5 лет. Ведомственные письма не являются нормативными правовыми актами, а лишь излагают позицию государственного органа по тому или иному вопросу.
Но ее можно учесть, готовясь к визиту налоговых инспекторов.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Делая перезапись, важно обеспечивать полноту, подлинность, целостность, точность, неизменность сведений, которые содержат электронные документы. Перезаписанные документы должны отвечать требованиям, установленным Правилам.
Таблица сроков хранения
В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.
| Вид регистра | Период сохранности, лет |
|---|---|
| Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) | 6 (после исполнения) |
| Все документы закупки, в том числе и переписка сторон, информация для расчета цены контракта, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений | 6 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) |
| Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) | Постоянно |
| План-график | 6 |
| Все сроки хранения журнала регистрации договоров с поставщиками по статье расходов (если договор не по 44-ФЗ) | 3 |
| Реестры контрактов | Постоянно |
| Отчеты по контрактам | Постоянно |
| Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта | До ликвидации организации-заказчика |
В п. 224 приказа Росархива определен срок хранения госконтракта в архиве бюджетной организации — 5 лет после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по госконтракту. Столько же хранят и контракты о закупках отдельными видами юридических лиц (п. 225 Приказа № 236).
Сколько хранить кадровые документы
Все кадровые документы каждый работодатель обязан хранить определенный промежуток времени. Как правило, они отправляются в архив и находятся там до истечения срока хранения, отведенного действующим российским законодательством.
| Тип документа | Дополнение | Период нахождения в архиве, в лет |
| Личный состав | Бумаги, определенные статьей 125 закона, регламентирующие архивное дело. | От 50 до 75 |
| Личная карточка сотрудника и дела работников | Личная карточка является обязательной для составления, а личное дело – нет. | От 50 до 75 |
| Трудовой контракт, дополнительное соглашение к подобным договорам | Все документы, регламентирующие отношения между работником и работодателем, независимо от их названия. | От 50 до 75 |
| Приказы о применении дисциплинарного взыскания | Только в том случае, если подобные бумаги составляются на предприятии. | 3 |
| Согласие на обработку личной информации | Кроме документов, регламентирующий порядок обработки. Такие бумаги не подлежат утилизации. | 3 |
| Личные бумаги, принадлежащие работнику | К ним могут относиться трудовые книжки, дипломы, сертификаты о повышении квалификации. | До 75 лет или до востребования работником |
| Документы, регламентирующие трудовую деятельность работника на предприятии, либо о трудовом стаже | В любой момент работник, который давно прекратил отношения с данным работодателем, вправе запросить справку о стаже или трудовой деятельности. | От 50 до 75 |
| Бумаги, предназначенные для учета рабочего времени и отдыха | К ним относят различные журналы, табели и др. | 5 |
| Если работа связана с опасными условиями. | До 75 | |
| График предоставления отпусков | Отсчет начинается с года, следующего за предоставлением отпуска всем сотрудникам на основании данного документа. | 3 |
| Отчеты работников о командировке | Составляются всеми сотрудниками, которые по долгу службы были отправлены в командировку. | 5 |
| Больничный лист | К данным документам также относят журналы, предназначенные для учета больничных. | 5 |
| Приказы и основания к ним | Основная деятельность компании | Не подлежат утилизации |
| Дополнительная деятельность предприятия, например о ведении хозяйственной жизни | 5 | |
| По сотрудникам (об обороте кадров) | От 50 до 75 | |
| Об отпусках, командировках, служебных проверках | 5 | |
| Об отпусках, командировках, служебных проверках, если условия работы признаны опасными | От 50 до 75 | |
| Типовая должностная инструкция | Отсчет начинается с года, в котором произведена замена | 3 |
| Должностная инструкция для работника | Регламент, составленный для конкретного сотрудника | От 50 до 75 |
| Документы, составленные при несчастном случае на производстве | Сюда входят все бумаги, формируемые в том случае, если случился несчастный случай с сотрудником во время исполнения им трудовых обязанностей. В том числе документы о проведении расследования | 45 |
| Правила трудового распорядка | Данный документ отличается от штатного расписания или графика сменности. Как правило, он описывает действия работника от начала смены до ее окончания. | 1 |
Документы, переданные на хранение в архив, необходимо периодически проверять на предмет их фактического наличия и физического состояния. Такие проверки проводят в плановом режиме на основании локальных актов организации. Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет. Проверка наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляется в автоматическом режиме ежегодно. Проверка наличия электронных архивных документов на физически обособленных носителях (жестких дисках) осуществляется раз в 5 лет (п. 153 Правил).
В ряде случае требуется проводить внеплановую проверку документов. К таким случаям относятся (п. 98 Правил):
- смена работника, ответственного за архив;
- подготовка архивных документов к передаче в государственный или частный архив;
- массовое перемещение архивных документов (например, при переезде организации);
- чрезвычайная ситуация или действие других обстоятельств, в результате которых документы могли быть утрачены или повреждены;
- реорганизация организации.
Хранение судебных дел и документов в архиве
Если судом принято решение о необходимости назначить несовершеннолетнему осужденному общественного воспитателя, то дело считается закопченным после получения от комиссии по делам несовершеннолетних сообщения о назначении общественного воспитателя. В тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания — после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу; уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается закопченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении него приговора; уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении; уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности п в отношении него применена принудительная мера медицинского характера, считается законченным после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение; уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным ст.
Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?
Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.
Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.
За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.
Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.
Под номенклатурой дел принято подразумевать систематизированный перечень наименований дел компании. В нем содержится полная информация о том, какие бумаги нужно вести в конкретном подразделении. Также указано, где их хранить.
О порядке составления номенклатуры говорится в действующих нормативно-правовых актах. В частности, речь идет о приказе Минкультуры №526 от 31.03.2015.
Перечислим основные виды номенклатуры дел:
- Типовая. Обязательный перечень дел, который заводят в однотипных организациях. Наличие типовой номенклатуры характерно для компаний, которые владеют широкой сетью подведомственных организаций.
- Примерная. По своему назначению документ схож с типовой формой номенклатуры дел компании. Его разработка осуществляется в однотипных организациях.
- Индивидуальная. Утверждается в каждой компании.
Внимание! Если в компании нет примерной или типовой номенклатуры, то индивидуальная разрабатывается как самостоятельный документ.
Согласно действующим нормативно-правовым актам, составлять номенклатуру дел в обязательном порядке должны следующие организации:
- муниципальные и государственные;
- негосударственные, если был заключен договор с госархивом;
- негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности.
Другие юридические лица не обязаны заниматься составлением номенклатуры. Однако нужно учитывать, что она понадобится при ликвидации негосударственной организации.
Более того, негосударственные организации обязуются хранить архивную документацию в течение определенного срока, который регламентирован действующими нормативно-правовыми актами. Формирование собственного архива происходит по правилам, одобренным Росархивом.
Делаем вывод, что номенклатура:
- закрепляет систематизацию всех документов;
- оформляется по правилам;
- содержит сроки хранения каждого дела.
Для чего нужно хранить документы после ликвидации ООО
Необходимость в хранении документов после ликвидации общества вызвана возможностью возникновения таких обстоятельств, при которых требуется поднять официальные отношения, заключенные при ведении деятельности ООО. К данным обстоятельствам можно отнести следующие:
- Обращение бывших сотрудников за информацией о своем стаже. В качестве объектов для данной информации выступают личные дела работников, сведения о периоде работы, зарплатные ведомости и др.
- Обращение учредителей и руководства компании для получения информации о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами. К ним относят первичную документацию, акты выполненных работы, акты приема-передачи, договоры, соглашения и прочие документы.
- Обращение контролирующих органов за получением информации из первичной документации и бухгалтерской отчетности.
Ответственность в случае нарушения сроков хранения документов
В случае, когда документы не были утрачены при криминальных обстоятельствах, либо обстоятельствах непреодолимой силы, но их нет во время проверки — применяется ответственность к лицу, которое ответственно за сохранность и к предприятию в целом.
Согласно статьи 44 НКУ, в случае, когда налоговая служба проводит проверку и не может получить оригинал или нотариально заверенную копию документов, согласно которых производилась деятельность компании — на компанию накладывается штраф в размере 510 грн за каждый документ, который Налоговая не нашла.
В случае повторения в течение одного года, размер штрафа уже составит 1 020 грн.
Каковы стандартные сроки хранения бухгалтерских документов
Как говорилось выше, в соответствии с Налоговым кодексом и федеральным законодательством минимальный срок хранения документов составляет пять лет, причем под архивным хранением бухгалтерской документации в данном случае предусматривается не только сохранность информации на бумажных носителях, так как в соответствии со статьей 5 Федерального закона о ведении архивных дел, документы в состав архивного фонда включаются вне зависимости от того, какими способами создавались эти документы и какие виды носителей были использованы. Таким образом, бухгалтеру нужно будет в обязательном порядке обеспечивать сохранность как бумажной, так и электронной документации.
Порядок хранения первичной документации, а также используемых учетных регистров устанавливается в соответствии с положениями пункта 6 Положения Министерства финансов №105, изданного 29 июля 1983 года. Таким образом, до того, как бухгалтерская отчетность будет передана в архив, ее нужно хранить в бухгалтерии в специализированных помещениях.
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
- Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
- Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
- Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к.
он будет иметь большую юридическую силу. Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.