Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как работнику получить трудовой должностное для хранение. Если гражданин получение трудовой книжки-нэ нужен, то ему уведомление о возвращенной книжке по требованию. Сроки выдачи уведомления установлены в 2023 году.
Сроки для выдачи трудовой
Когда работнику должно быть отправлено письмо-уведомление?
При получении трудовой книжки работодатель обязан отправить работнику письмо-уведомление о ее готовности. Согласно действующему Положению о трудовой книжке, такое уведомление должно быть отправлено не позднее чем за 3 рабочих дня до даты, когда работник может ее забрать.
Как получить трудовую книжку?
Чтобы получить трудовую книжку, работник должен явиться к работодателю и предъявить документ, удостоверяющий его личность. Работодатель обязан предоставить трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня обращения работника.
Что делать, если трудовая книжка была возвращенной почтой?
В случае, если работнику не удалось забрать трудовую книжку лично, и она была возвращена почтой, работодатель обязан выслать письмо-уведомление повторно. Данный процесс должен осуществляться в течение 10 дней со дня возвращения трудовой учреждением связи.
Как долго должна быть сохранена трудовая книжка?
Согласно законодательству, работодатель обязан хранить трудовую книжку работника у себя в течение 75 лет со дня прекращения трудового договора. При этом, сам работник также обязан сохранять трудовую книжку, так как она содержит важную информацию о его трудовой деятельности.
В какие сроки происходит выдача?
При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ).
Работодатель должен вручить ТК лично работнику. Но не всегда это представляется возможным. В случае отсутствия сотрудника в день увольнения, наниматель обязан направить уведомление:
- о необходимости явиться для получения трудовой;
- или получить согласие бывшего сотрудника на ее отправку по почте (работодатель не может отправить ТК по почте без согласия сотрудника — п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).
Если даже после отправки уведомления бывший сотрудник не явился за ТК и не выразил согласие на получение ее по почте, трудовая должна храниться у работодателя до момента обращения уволившегося работника. Выдать ТК наниматель обязан в течение 3 дней с момента такого обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Освобождение работодателя от ответственности за не выданную вовремя трудовую книжку
Начальство несет указанную выше ответственность только при наличии вины, выраженной в умышленной или ошибочной невыдаче либо задержке выдачи трудовой книжки. В противном случае ответственность не предусмотрена. Основания для освобождения от ответственности содержатся в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.
Например, служащий может отказаться от получения книжки. В этом случае задержка вызвана не зависящими от начальства причинами, соответственно, ответственности у последнего не возникает. Кроме того, если работодатель направил сотруднику в день расторжения договора уведомление о том, что тот должен явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее почтовую пересылку, ответственность также будет снята.
Может возникнуть и еще одна ситуация: день увольнения не совпадает с последним днем службы сотрудника. Например, если последний уволен за прогул, находится в местах лишения свободы, что исключает возможность присутствия на рабочем месте, либо если увольняемая по легитимным основаниям женщина находится в отпуске по беременности до окончания этого срока. В этом случае работодатель также не будет нести ответственность за несвоевременную выдачу книжки.
Документ вернулся работодателю: хранить его или не хранить
Допустим, работник получил уведомление об отправке трудовой книжки по почте и согласен на предложение работодателя, но по каким-то причинам не смог забрать документы из почтового отделения. Они возвращаются назад к работодателю. Если такая ситуация произойдет в вашей организации, станете ли вы хранить бумаги?
А работодатель из Башкирии документы бывшего сотрудника сначала взял, а потом потерял.
Через некоторое время появился экс-работник и начал требовать либо документ, либо дубликат. А еще обратился в суд с иском о выплате морального ущерба и взыскании среднемесячной заработной платы за дни вынужденного прогула.
В судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан заявили: после того как работодатель направил уведомление — письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку — и получил согласие на отправку ее почтой, он не отвечает за документы. Требование выплатить утраченную зарплату из-за того, что экс-подчиненный не взял из отделения документ, судьи не удовлетворили. А компенсацию морального ущерба поддержали, правда, уменьшили в 20 раз сумму, по сравнению с исковой (см. Апелляционное определение от 27.06.2019 по делу № 33-12901/2020).
В итоге работодатель выплатил бывшему работнику моральный ущерб (5000 рублей), оплатил расходы на представителя (7000 рублей) и потратился на уплату госпошлин за рассмотрение исков. А если бы сохранил документы бывшего сотрудника, никаких дополнительных расходов бы не понес.
Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию.
В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными. В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.
Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов. Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров.
В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков. На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.
Правила составления уведомления
В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.
Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.
Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:
- реквизиты компании;
- личные данные уволенного;
- причину обращения;
- подпись работодателя.
Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.
Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:
- с какого числа прекращены трудовые отношения;
- почему (со ссылкой на нормативный акт);
- мотивацию необходимости забрать персональный документ.
Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.
Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.
Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
Трудовая книжка относится к официальным документам строгой отчетности. Во время осуществления деятельности она находится в отделе кадров. Отсутствовать документ может только в результате порчи или потери, а также при первичном трудоустройстве. Работодатель сам оформляет новую, или можно получить дубликат у компании, где перед этим работал человек в течение 15 дней. Для этого потребуется написать заявление. Сделать это нужно не позже, чем через 5 дней после приема на работу.
Заполнение, выдача и хранение трудовой книжки осуществляется с соблюдением установленных законом правил и регламентов. Основными нормативами являются:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства «О трудовых книжках»;
- Постановление Госкомстата №1 от 05.05.2001 года;
- Правила, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года;
- Инструкция Минтруда от 2003 года.
После увольнения сотрудник должен в последний рабочий день получить трудовую книжку, расчет и необходимые справки. В подтверждение он расписывается в специальном журнале. Если гражданин отказывается это делать, составляется акт, в котором три свидетеля ставят подписи, фиксируя тем самым данный факт.
Порядок уведомления об увольнении за виновные действия
Законодательство официально не требует уведомлять работника о подобном увольнении. На практике – например в случае длительного прогула, совершения хищения, наличия приговора суда – работники часто длительное время не появляются на рабочем месте, в том числе и в последний рабочий день. В подобной ситуации целесообразно дождаться его появления и вручить уведомление об увольнении и все связанные с ним документы.
Нередко компания направляет уведомление по почте заказным письмом и производит увольнение. Однако, если вдруг выяснится, что сотрудник болел в это время, расторжение трудового договора могут признать незаконным. Поэтому желательно до этого связаться с работником и попросить его явиться лично. Общий алгоритм оповещения сотрудника в остальном аналогичен описанному выше.
ОБРАЗЕЦ УВЕДОМЛЕНИЯ ОБ УВОЛЬНЕНИИ ЗА ПРОГУЛ
Несвоевременная выдача трудовой книжки и ответственность начальника
Нередко сотрудник сталкивается с такими ситуациями, при которых руководитель, по каким-либо причинам, не выдает ему трудовую книжку. В иных случаях работодатель может просто нарушить установленные сроки в отношении обязательного составления уведомления. Во всех этих случаях именно директор будет нести ответственность за допущенные нарушения. Претензии к нему не будут предъявлены только в следующих ситуациях:
- если руководитель выполнил установленное требование в отношении сроков составления уведомления;
- если сотруднику трудовая книжка не была выдана на руки в последний день работы, по причине отсутствия подчиненного в организации без уважительного повода.
В каких случаях с руководителя будет снята ответственность?
Законодательные нормы содержат в себе описание нескольких ситуаций, при которых ответственность с руководителя будет снята. К таким обстоятельствам можно отнести:
- своевременное составление уведомления и его отправку сотруднику. Факт отправки должен быть подтвержден соответствующей квитанцией из почтового отделения, на которой указывается время и дата
- получение сотрудником уведомления и его официальный отказ являться на свое бывшее рабочее место
- неполучение сотрудником уведомления по вине почтовой службы. При этом у руководителя на руках должна иметься квитанция об оплате почтовых услуг
- отсутствие сотрудника на рабочем месте в его последний день работы без уважительных причин
Прекращаем трудовой договор
Трудовые отношения с работником заканчиваются расторжением трудового договора. Как же это сделать, если до работника невозможно довести сведения об увольнении?
Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключением являются случаи, когда он фактически не работал, но за ним, в соответствии с трудовым законодательством, сохранялось место работы (должность) (например период временной нетрудоспособности). Прекращение трудового договора оформляют приказом (распоряжением) (форма Т-8), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения. Если приказ невозможно довести до сведения сотрудника или он отказывается ознакомиться с ним под роспись, в этом документе нужно сделать соответствующую запись. Факт ее отсутствия может быть расценен проверяющими как нарушение законодательства о труде. По нашему мнению, в документе следует максимально детально зафиксировать обстоятельства, препятствующие фирме выполнить требования законодательства об ознакомлении работника с приказом об увольнении (см. образец ниже).
Нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
Акт об отказе от ознакомления с приказом об увольнении должен содержать как минимум сведения, характерные для первичных документов, и как максимум больше подробностей о фактах, которые этот документ фиксирует (о месте, дате, времени, обстоятельствах его составления и прочее). Такие требования сформированы практикой рассмотрения судебных дел. В ходе процессов судьи подвергают акты критичной, детальной оценке и нередко не принимают их в качестве надлежащего доказательства обстоятельств, фиксацию которых изначально преследовал работодатель при их составлении. Чтобы избежать неблагоприятных выводов судей, предлагаем следующий вариант составления акта (см. образец на с. 122).
Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении: образец 2019 / как оформить
Как составить уведомление о получении трудовой книжки и что делать, если работник за ним не пришел? Узнайте из нашей статьи, скачайте образец документа
Увольнение служащего – не всегда легкий процесс, иногда он может сопровождаться проблемами, которые стороны намеренно или невольно создают друг другу. По закону наниматель должен выдать увольняющемуся его трудовую книжку в его последний рабочий день. Но порой уволенный сотрудник не может или не хочет получить свой документ, а время идет.
Максимально допустимый срок удержания трудовой на предприятии после увольнения – три дня. После этого работодателю грозит крупный штраф. Чтобы избежать этого, руководителю нужно снять с себя ответственность за происходящее не по его вине, отправив уволенному уведомление о получении трудовой книжки.
Унифицированного бланка документа не существует, но его довольно просто составить, соблюдая такой алгоритм:
Шаг 1. Использовать фирменный бланк, либо указать в шапке полное название и реквизиты предприятия.
Шаг 2. Отметить исходящий номер и дату составления.
- Шаг 3. Указать ФИО и адрес работника
- ► Когда расстаться с работником будет непросто: восемь ситуаций и решения к ним
- Шаг 4. Добавить название документа – «О получении трудовой книжки»
Шаг 5. Написать основную часть – просьбу срочно явиться за своей трудовой книжкой, а в случае невозможности дать письменное согласие на ее пересылку или написать акт об отказе.
Шаг 6. Поставить подпись руководителя или кадровика, печать.
Уведомление о получении трудовой книжки образец бланк
Когда закончился термин действия соглашений о найме, сотрудник, его подписавший, подлежит увольнению.
В этом случае нет необходимости брать у работника заявление об уходе. Договор является достаточным основанием для расчета. Конечно, если соглашение не продлено.
Бывает, что работник после этого «пропадает» не забрав трудовую книжку. Организация-работодатель не обязана ее хранить. Чтобы напомнить о необходимости изъять ее из отдела кадров, составляется уведомление о необходимости получения трудовой книжки.
Составление уведомлений
Установленного бланка для написания такого письма нет. Поэтому кадровые работники пишут его в свободной форме. Но не стоит забывать о том, что это официальное обращение и оно должно иметь соответствующую стилистику и компоновку.
Примеры таких извещений можно получить бесплатно внизу данной публикации.
Важно отметить, что передавать письмо-уведомление можно двумя способами:
- В руки при личной встрече бывшего работника с сотрудником-кадровиком;
- Воспользовавшись почтовыми услугами.
В первом варианте документ — уведомление составляется в двух экземплярах. Один из которых отдается уволенному, а второй возвращается в кадровый отдел.
На экземпляре компании, предоставившей расчет работнику, необходимо будет поставить заметку о вручении. Она должна быть написана лично рассчитавшимся.
Своей рукой бывший работник пишет «получил», ставит дату, ФИО и подпись.
Допускается возможность указать о желании получить трудовую по почте. Это можно предложить прописать в отметке об ознакомлении. Так же можно внести в текст письма соответствующую графу и оставить место для подписи.
Кроме настоятельной рекомендации о необходимости забрать трудовую книжку в письме должна быть следующая информация:
- дата отправки;
- исходящий номер, так как письмо должно быть зарегистрировано в журнале исходящей корреспонденции;
- данные о лице, которому это письмо адресовано (Фамилия, Имя, Отчество, ранее занимаемая должность);
- адрес компании-работодателя, по которому будет производиться выдача. Имеется в виду фактический адрес нахождения компании и кадровой службы в частности.
- время, в которое книжку можно будет забрать. График рабочего времени кадровика, отведенного для приема сотрудников.
Правильная компоновка письма
В заголовке обращения необходимо указать следующие данные (шапка документа):
- название предприятия;
- ФИО, должность работника;
- адрес получателя.
После шапки идет название документа и его номер.
После этого слева – город, в котором происходит событие, а напротив справа – дата составления.
Далее находится текст обращения, составленный с учетом вышесказанного. После него указывается руководитель организации-работодателя. А именно, его должность полностью, ФИО и оставляется место для подписи.
Что говорит законодательство о задержке выдачи трудовой
По ст. 84.1 ТК РФ, руководитель компании не только не вправе удерживать трудовую книжку работника, но и несет ответственность за это. Задержка выдачи документа при увольнении расценивается как административное правонарушение. В таком случае работодателю придется отвечать с учетом п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и платить штраф до 50 000 рублей. Кроме того, компанию могут обязать возместить сотруднику материальный ущерб на основании статьи 234 ТК РФ. Это не значит, что обязательно уведомление о трудовой книжке отправляем в день увольнения, но затягивать на несколько недель или месяцев решение этого вопроса не рекомендуем.
Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях.
Если работник является в последний рабочий день и получает на руки документы, факт их своевременного вручения фиксируют в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
Если работник не пришел за документом, кадровик фиксирует этот факт документально и проставляет отметку в табеле учета рабочего времени. После этого гражданину следует направить уведомление о получении трудовой книжки в связи с увольнением лично или предложить дать согласие на ее пересылку по почте.