Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение электронных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 17 сентября 2023 года вступает в силу приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, утвердивший новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях». Прежний порядок хранения документов, установленный приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, с указанного момента утрачивает силу и применяться больше не будет.
Новый порядок хранения документов
Согласно новым правилам, документы нужно сдавать на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки (завершения дела в делопроизводстве). В архив нужно передавать только документы постоянного (со сроком хранения «до ликвидации организации») и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения. Документы со сроком хранения до 10 лет в архив можно не сдавать – их хранят в подразделении организации, которое их оформило (например, бухгалтерия) и по истечении сроков их хранения уничтожают.
Передача документов на хранение в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации. Прием-передача дел производится сотрудником, ответственным за архив, в присутствии работника подразделения, составившего документы. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи указывают количество фактически принятых дел, дату приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников (п. 73 Правил).
Перед сдачей в архив документы нужно будет сгруппировать в отдельные дела. Документы группируют в дела по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения вне зависимости от вида носителя информации (например, первичные документы, личные дела работников и т.д.).
Документы постоянного и длительного сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел). В каждое дело включают только один экземпляр каждого документа. В дела включают документы одного календарного года, за исключением личных дел, которые формируются в течение всего периода работы сотрудников (п. 49 Правил). Документы постоянного и временного (длительного) срока хранения группируются отдельно друг от друга. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине папки не более 4 см (п. 51 Правил).
Если организация решит хранить документы самостоятельно, она должна оборудовать архив – изолированное помещение с постоянной температурой и влажностью, отделенное от соседних помещений огнеупорными стенами. Такое помещение должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, выходы к лифтам или лестничным клеткам. Архив не должен располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли. Если документов в организации не много, вместо архива в виде отдельного изолированного помещения, их разрешается хранить в запирающихся шкафах или сейфах (например, в кадровом отделе или бухгалтерии). Деятельность архива необходимо регламентировать локальным актом организации. Также нужно назначить работника, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования документов.
При этом организациям разрешается доверить хранение документов (как электронных, так и на бумажных носителях) сторонним организациям, для которых хранение архивных документов является уставной деятельностью. Для этого с такой организацией потребуется заключить договор возмездного оказания услуг, предметом которого является хранение архивных документов. Порядок хранения электронных документов имеет свои особенности.
Преимущества и недостатки электронных архивов
Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:
- С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
- Поиск нужного документа не требует много времени.
- Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
- Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.
С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:
- Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
- Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
- Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.
Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.
Требования к организации делопроизводства и документооборота
Для того, чтобы интересы организации были должным образом защищены, необходимо заранее продумать, в каком объеме и каким образом информация об ЭЦП должна быть отражена в самом документе и его метаданных.
Национальные Архивы США еще в 2000 году включили в «Руководство по управлению документами для агентств, использующих электронные подписи»[2] требования о том, что все подписанные электронным образом документы при выводе в человеко-читаемом виде (на бумагу или на экран монитора) должны содержать:
- имя отправителя или лица, который этот документ подписал,
- дату и время подписания,
- ясно сформулированные намерения подписавшего, т.е. текст типа:
- «одобряю»,
- «отправитель берет на себя ответственность за транзакцию»,
- «отправитель уполномочен подписать за кого-то еще» и т.п.
Эти требования нацелены на то, чтобы обеспечить удобство работы с документами в течение длительного времени, в том числе и тогда, когда уже не будет возможности осуществить проверку ЭЦП.
Многие наши организации, расшифровывая ЭЦП, тоже включают в печатный вариант документа данные о лице, его подписавшем, и дату подписания. Третье требование у нас, как правило, не применяется, а жаль — «электронная резолюция», из которой ясны намерения подписавшего, делает документ более «неотказуемым».
Требования к документообороту и к деятельности службы ДОУ направлены на то, чтобы обеспечить сохранение всех необходимых документов. Для этого служба ДОУ организации должна:
- включать в систему документооборота организации все документы, возникающие в процессе использования ЭЦП и инфраструктуры открытых ключей, а также сохранять метаданные, достаточные для поиска и работы с ними;
- сохранять данный набор документов в течение того же периода времени, что и сам документ с ЭЦП.
Хранение на автономных компьютерах не рекомендуется, поскольку при этом:
- не обеспечивается целостность документов, и они могут быть модифицированы пользователем;
- документы доступны только отдельным пользователям, и в результате они не становятся корпоративным ресурсом;
- возникают сложности с установлением для таких документов сроков хранения, проведением экспертизы ценности и выделением их на уничтожение.
Лучше всего организовать хранение всего комплекта документов, связанных с использованием ЭЦП, в системах электронного документооборота, поскольку такие системы позволяют:
- обеспечить защищенное хранение, контроль и протоколирование доступа к ним;
- назначить и отследить сроки хранения;
- провести контролируемое конфиденциальное уничтожение по истечении сроков хранения.
Американские специалисты отмечают, что технологии, связанные с использованием ЭЦП, пока еще очень молоды и не прошли «огонь и воду» судебных разбирательств. Поэтому рекомендуется подумать о том, как «подстелить соломку» и запастись достаточным комплектом документов на тот случай, если придется идти в суд:
- сообщение о том, что ЭЦП успешно проверена,
- дату и время проверки документа,
- идентификатор операции,
- ссылку на внутренние нормативные документы, регламентирующие работу (включая дату и версию документа),
- другую информацию, которую организация сочтет необходимым зафиксировать.
Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?
Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.
А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.
Обменивайтесь электронными документами онлайн через Диадок.
Электронный архив – что это, и какие плюсы имеет?
Цифровой архив можно сравнить с хранилищем, в которое из системы электронного документооборота и других виртуальных источников поступают документы. Поток документации архивируется и упорядочивается, разбивается в соответствии с определенными нормами.
Нормы устанавливаются предприятием и его нормативами, а также ГОСТом Р 54989-2012.
Организовать электронный архив можно следующими способами:
- Хранилище архива и системы документооборота – хранение осуществляется со стороны провайдера ЭДО. Условия доступа и другие подробности обсуждаются с поставщиком услуги;
- Облачное хранилище – хранение документации в электронном формате проводится на стороннем сервере, доступ к которому на заранее согласованных условиях предоставляется через интернет;
- Локальный архив – хранение электронной документации выполняется с помощью пользовательского сервера.
Независимо от выбранного метода организации, вы получите ряд преимуществ:
- Подтверждение ставки НДС 0%
Удостоверять право на льготное налогообложение, включая нулевую ставку налога на добавленную стоимость, будет легче.
- Высокий уровень безопасности
Электронный архив работает так, что изменить файлы и получить доступ к ним может лишь автоматизированная система. Пользователи могут только читать документацию. Документы хранятся на информационном носителе, с помощью которого можно выполнять резервные копии на иных носителях. Сервера будут располагаться на различном физическом оборудовании. При проблемах одного сервера, например, при затоплении машины, с восстановлением документов с помощью резервных копий не возникнет никаких сложностей.
Опасность несанкционированного доступа к информации отсутствует. Так как права по доступу можно разграничивать так, как это необходимо.
- Возможность быстрого ответа на вопросы налоговиков
Отыскать нужные документы для предоставления в налоговую службу можно будет действительно быстро и просто.
- Широкие возможности масштабирования
С расширением предприятия увеличивается объем документов и, как следствие, необходимое под эти документы пространство. Если ваш архив существует в электронном формате, для его увеличения потребуется купить еще один носитель данных и подсоединить его в общей системе архива.
Еще один плюс – возможность указания периода годности документации. По истечению заданного срока, документ будет стираться самой системой автоматически.
- Эффективность и простота использования архива
Нужная электронная бумага будет доступна после пары щелчков мышкой. Вся документация станет располагаться в одной масштабной системе. Архив даст возможность структурирования, сортировки документов по определенным признакам, например, по названию, по дате занесения в базу.
- Отсутствие необходимости в аренде или покупке площади
Документы передают в архив не только для обеспечения их сохранности, но и чтобы при необходимости получить информацию из них. В случае с бумажными экземплярами предоставляются копии, справки, выписки. Реже это может быть оригинал документа, хранящийся в деле.
По похожему принципу можно построить работу в архивной системе. Так же делаются справки и выписки, только делопроизводитель использует электронные документы, а поиск проще, быстрее и больше возможностей.
Чтобы предоставить электронный документ из архивной системы, можно выдать доступ для просмотра файла в человекочитаемом виде из контейнера ЭД.
Также можно предоставить электронный документ за рамками архивной системы. Есть два варианта:
● в виде бумажной копии — распечатать и заверить её работником архива;
● выгрузить контейнер электронного документа (или его части, например, файлов ЭД и электронной подписи) и передать его на физически обособленном носителе, хотя можно и онлайн.
Важно: сам контейнер ЭД продолжает храниться в архивной системе — выгружается лишь его копия. Её верность подтверждается отсоединённой электронной подписью архива организации (см. Рекомендации ВНИИДАД). При этом контроль за предоставлением электронного документа можно автоматизировать.
Управление бумажным архивом и оперативное хранение ЭД документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД. Организация архивного хранения ЭД, и в т.ч. долговременного хранения ЭД, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы. В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (например, источник номенклатуры дел).
Кроме того, для передачи ЭД в архив организации необходимо решить ряд задач:
-
Методических
-
Разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество ЭД переводится в электронный вид.
-
Пересмотр НД с учетом особенностей ЭД.
-
Создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов.
-
Организационных
-
Определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями.
-
Обеспечение исполнения разработанных НПА.
-
Технических
-
Обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т.д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер.
-
Организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки ИС-источников документов.
Следующие шаги возьмет на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:
-
ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;
-
обеспечить сохранность всех документов организации, в т.ч. документов временного, до 10 лет, срока хранения;
-
снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также снизить стоимость хранения документов за счет меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.
Э-документы с длительным сроком хранения: что с ними делать?
Отдельную сложность представляет собой практическое хранение электронных документов, которые — в соответствии с законодательством, должны размещаться в архивах очень долгое время. За 75 лет, в течение которых может потребоваться хранить документ, оператор ЭДО может, условно говоря, несколько раз открыться и закрыться (влиться в состав другой фирмы, а затем выйти из нее, всякий раз образуя новое юрлицо). Как быть при организации длительного хранения электронных документов с учетом возможной «нестабильности» оператора?
Пока что ответ на данный вопрос может быть один: если документ нужно хранить долго, то лучше обеспечить его размещение в архиве в бумажном виде. Такая рекомендация может быть обусловлена даже не тем, что у оператора ЭДО может поменяться статус, но и тем, что может значительно поменяться само законодательство — в то время как реагирование на такие перемены при уже осуществленных действиях по размещению документов с длительным сроком хранения в электронном виде может потребовать от предприятия значительных трудовых и финансовых затрат.
Установка программы и демо-версия
Дистрибутив программы можно скачать через интернет: установка стандартная — с ней справится любой опытный пользователь. Сразу после установки можно начать работу. При необходимости специалисты «Этлас-Софт» помогут провести первоначальную настройку системы (если необходимо) и проинструктируют администратора системы.
Для создания единой информационной среды решения ЭТЛАС могут быть интегрированы с другими информационными системами вашего предприятия, например с продуктами 1С.
Демо-версия работает в течение месяца со дня установки. За это время вы можете всесторонне протестировать программу для хранения электронных документов в вашей организации. После окончания пробного периода все наработанные данные сохраняются.
Что можно автоматизировать в работе архивов
Надо понимать, что организация архива — это достаточно большой комплекс мероприятий, который требует решения методических, организационных и технических задач. Аналитики полагают, что высокие технологии в этом случае тесно связаны с методологией работы. Современные решения опираются на ИТ и сложившиеся архивные практики, а потому покрывают все основные процессы, связанные с архивным хранением.
«Во-первых, это процедуры, связанные с подготовкой к передаче документов и дел в архив, непосредственное комплектование архива, а также учет и контроль за документами, которые хранятся в архиве. В частности, в решении DIRECTUM «Долговременный архив» автоматизированы процессы передачи документов на хранение, контроль сроков хранения документов, их своевременного гарантированного уничтожения, формирования и согласование сдаточных описей, годовых разделов сводных описей, а также создание всех обязательных учетных документов архива, рекомендованных Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, — приводит пример Гузель Муллахметова.
Во-вторых, решение автоматизирует все пользовательские процедуры: поиск документов в архиве, запросы архивных справок, выписок, копий, предоставление временного доступа к документам/делам, предоставление документов по запросам физических лиц и госорганов.
Почему электронный архив документов лучше традиционных методов
В таблице ниже вы можете ознакомиться с перечнем наиболее распространенных проблем в процессе архивирования и дальнейшей работы с бумажной системой хранения документов.
| Проблема | Описание и последствия |
| Утрата документа | С проблемой можно столкнуться и до архивирования документа, и после. Для бизнеса подобна ситуация чревата убытками и прочими неприятностями. |
| Медленный поиск по архиву | Чем больший объем документов хранится в архиве, тем большее количество времени может понадобиться на поиск нужного. Сотруднику может потребоваться даже несколько часов для того, чтобы просмотреть все кипы бумаг. |
| Большие расходы на аренду офиса | Бумажный архив необходимо где-то хранить, а значит, придется арендовать или возводить лишние помещения, что повлечет за собой ненужные траты. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Для организаций с широкой сетью филиалов и подразделений создание единого места хранения бумажных документов крайне неудобно и финансово невыгодно. Создание нескольких архивов на местах также не является решением проблемы. |
| Отсутствие возможности одновременной коллективной работы с одним и тем же документом | В случае с бумажными документами данную проблему можно решить посредством создания копий, однако это – лишние расходы. В некоторых случаях в нескольких подразделениях могут одновременно затребовать подлинники – и как быть в такой ситуации? |
| Нет поддержки версионности документов | Бывает, что после архивирования документа в него вносят поправки. В таком случае следует сначала найти нужный экземпляр в бумажном архиве, создать новый, а прежний списать. При такой волоките иногда забывают заменить старую версию документа на новую, а это значит, что любая проверка обнаружит нарушение и выпишет штраф. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Много времени тратится на операции, не связанные напрямую с работой с документами. Речь идет о поиске и передаче нужных бумаг по месту требования, транспортировке их из архива и после в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | Оформление отчетности для налоговой службы занимает много времени. Если речь идет об организации с филиалами, то этот процесс осложняется тем, что документы могут находиться в разных подразделениях. |
| Очень низкий уровень конфиденциальности | Ограничить несанкционированный доступ к документам весьма сложно. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | Под влиянием внешних факторов, например природных катаклизмов или чрезвычайных ситуаций, бумажный архив может быть безвозвратно уничтожен либо сильно поврежден. |
| Низкий уровень структурированности | При систематизации документов могут быть допущены ошибки, что вызовет сложности при последующем поиске и работе с ними. |
Подпись в формате cades-a с помощью пк «litoria desktop 2»
Рассмотрим упомянутый второй, пока что механизированный, способ формирования ЭП в формате CAdES-A посредством ПК «Litoria Desktop 2».
1. Запускаем ПК «Litoria Desktop 2», формируем УЭП уже известным способом
2. Заходим в директорию «Архивное хранение», в папку «edsArch» копируем наш подписанный ЭД и запускаем утилиту Gis.ArchUpgrade (установка проходит в процессе инсталляции комплекса в соответствующей директории, указанной пользователем, Рисунок 6)
Рисунок 6 – Подготовка ЭД к формированию ЭП в формате CAdES
3. По завершении процедуры на экране у пользователя в консоли будет выдано соответствующее уведомление (рисунок 7).
Рисунок 7 – Успешное формирование УЭП в формате CAdES-A
Еще раз подчеркнем, что формат подписи CAdES-A предполагает добавление в исходную ЭП неподписанных атрибутов, что не нарушает математической корректности исходной ЭП.
4. Теперь переходим в папку «edsArch» и сформированный по итогу работы утилиты файл проверяем в ПК «Litoria Desktop 2» (Рисунки 8, 9, 10).
Рисунок 8 – Сформированный утилитой Gis.ArchUpgrade файл с архивной подписьюРисунок 9 – Результаты проверки архивной ЭП в ПК «Litoria Desktop 2» (сертификат пользователя)Рисунок 10 – Результаты проверки архивной ЭП в ПК «Litoria Desktop 2» (сертификат сервиса TSP)
И в завершение — фрагмент кода ASN.1 архивного штампа времени:
Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.
Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.
Электронные доказательства в арбитражном процессе
В эпоху цифровизации жизни в целом и хозяйственного оборота в частности неудивительно, что все большее распространение в арбитражном процессе получают электронные (цифровые) доказательства.
Несмотря на то, что движение в сторону использования электронных доказательств происходят активно, сложностей остается достаточно много: практика принятия доказательств, их удостоверения и истребования несложившаяся, неустойчивая и противоречивая.
Если обратиться к общим положениям Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее — АПК РФ), то согласно ст. 75 АПК РФ документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.
Долгосрочное хранение в Диадоке
Так называется многофункциональный сервер, покрывающий все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализовать поток документов высокого качества. Ресурс предоставляет следующие варианты хранения документов в электронном формате:
- позволяет распределить обязанности и дает право подписи определенных отделов и их сотрудников;
- информация, передаваемая через Диадок, имеет юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть простая и расширенная функция поиска с использованием фильтров;
- сохранять в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы напрямую подрядчикам на согласование;
- гарантирует бессрочную сохранность документов.
Сервер также позволяет создавать структурированное хранилище данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь самостоятельно создаст понятную файловую структуру с определенными именами и расположением для комфортной работы с архивными материалами. По окончании оплаченного периода покупателю открывается доступ к хранилищу с высоким уровнем безопасности, подтвержденным соответствующим сертификатом.